ERPNext kurulum maliyeti: kalem kalem nedir, neye göre değişir?
ERPNext'in lisansı ücretsiz. Peki toplam maliyet nereden geliyor? Bu yazıda maliyeti oluşturan dört kalemi ve her birinin neye göre ölçeklendiğini açıklıyoruz.
İçindekiler
Lisans neden ücretsiz, o zaman ne ödüyorum?
ERPNext GPLv3 lisansıyla yayımlanan açık kaynak bir yazılımdır. Kullanıcı başına lisans ücreti yoktur; 5 kullanıcı da 200 kullanıcı da aynı yazılımı kullanır. Dolayısıyla ödediğiniz para yazılıma değil, işe gider: kurulum, uyarlama, veri geçişi, eğitim ve süreklilik.
Bu ayrım önemlidir çünkü kapalı kaynak ERP'lerde maliyetin büyük kısmı lisans ve bakım anlaşmasıdır; kullanıcı sayısı arttıkça doğrusal büyür. ERPNext'te aynı büyüme lisans maliyeti üretmez, yalnızca altyapı ve destek ihtiyacını etkiler.
Maliyeti oluşturan dört kalem
| Kalem | Ne içerir | Neye göre ölçeklenir |
|---|---|---|
| 1. Altyapı | Sunucu veya bulut, yedekleme, SSL, izleme | Kullanıcı sayısı, veri hacmi, erişim yoğunluğu |
| 2. Kurulum ve yapılandırma | Analiz, modül kurulumu, hesap planı, yetkiler | Modül sayısı, süreç karmaşıklığı |
| 3. Lokalizasyon | e-Fatura/e-Arşiv/e-İrsaliye, TCMB kuru, KDV, bordro | Entegratör, belge çeşidi |
| 4. Süreklilik | Destek, güncelleme, eğitim, mevzuat takibi | SLA, kullanıcı sayısı |
1. Altyapı
Kendi sunucunuzda çalıştırabilir veya bulut kullanabilirsiniz. Kendi sunucunuzda donanım + bakım + yedekleme sizin sorumluluğunuzdadır; bulutta aylık sabit bir bedel ödersiniz. Küçük ekipler için bulut genelde daha öngörülebilir; veri yerleşimi ve KVKK açısından sunucunun Türkiye'de konumlandırılması tercih edilir.
2. Kurulum ve yapılandırma
Bu kalem, "kaç modül kullanacaksınız" sorusuna bağlıdır. Yalnızca muhasebe ve satış kullanan bir firma ile üretim planlama, reçete (BOM) ve kalite kontrol kullanan bir üretici aynı emeği gerektirmez. Kapsam büyüdükçe yapılandırma, test ve eğitim süresi de büyür.
3. Lokalizasyon
Türkiye'ye özgü kalemdir ve genelde en çok gözden kaçan maliyettir. e-Fatura entegrasyonu, TCMB kuru, KDV/stopaj yapılandırması ve bordro parametreleri burada toplanır. Entegratör seçimi doğrudan maliyeti etkiler: bazı sağlayıcılar ERP entegrasyonunu üst pakete koyar.
4. Süreklilik
Sistem canlıya geçtiğinde iş bitmez. Sürüm güncellemeleri, mevzuat değişiklikleri (her yıl bordro ve vergi parametreleri), kullanıcı soruları ve yeni rapor talepleri süreklilik kalemini oluşturur. Periyodik destek sözleşmesi bu ihtiyacı öngörülebilir hâle getirir.
Maliyeti ne artırır?
- Modül sayısı: üretim, kalite, bakım ve proje modülleri ek emek ister.
- Veri hacmi ve kalitesi: dağınık Excel'lerden gelen veri, temizlenmesi gereken iş demektir.
- Özel geliştirme: standart yapılandırmanın yetmediği her ekran/rapor ayrı geliştirmedir.
- Entegrasyon sayısı: e-Fatura, banka, e-ticaret, pazaryeri, kargo; her biri ayrı bir bağlantıdır.
- Çok şirket / çok şube: konsolidasyon ve şirketler arası işlemler karmaşıklık ekler.
- Eğitim kapsamı: rol sayısı arttıkça eğitim ve dokümantasyon da artar.
Kapalı kaynak ERP ile karşılaştırma
Karşılaştırmayı "yazılım fiyatı" üzerinden yapmak yanıltıcıdır; toplam sahip olma maliyeti (TCO) üzerinden bakmak gerekir. Aşağıdaki tablo yapısal farkı gösterir, marka bazlı fiyat değildir:
| Kalem | Kapalı kaynak ERP | ERPNext |
|---|---|---|
| Lisans | Kullanıcı başına yıllık | Yok |
| Kullanıcı artışı | Maliyet doğrusal artar | Lisans maliyeti artmaz |
| Özelleştirme | Sağlayıcıya bağlı, sınırlı | Kaynak kodu açık, serbest |
| Veri sahipliği | Genelde sağlayıcı altyapısında | Sizin sunucunuzda |
| Sağlayıcı değişimi | Zor, veri taşıma maliyetli | Mümkün, açık formatlar |
| Bakım | Zorunlu yıllık bakım bedeli | İhtiyaca göre destek sözleşmesi |
ERPNext'in dezavantajı da aynı yerden gelir: hazır bir "kutudan çıkan" deneyim sunmaz. Kurulum, yapılandırma ve lokalizasyon için uzmanlık gerekir. Bu emeği doğru planlamazsanız, lisans tasarrufu kurulum maliyetiyle dengelenir.
Gizli maliyetler
- Veri temizliği: eski sistemdeki mükerrer cari ve stok kartları, geçiş öncesi temizlenmelidir.
- Entegratör kurulum/abonelik bedeli: e-Fatura için ayrı bir sözleşme gerekir.
- Sunucu bakımı: kendi sunucunuzda güncelleme, yedek ve güvenlik sizin işinizdir.
- Yeniden eğitim: personel değişiminde yeni kullanıcı eğitimi gerekir.
- Mevzuat değişiklikleri: her yıl bordro/vergi parametrelerinin güncellenmesi.
Sonuç
ERPNext'te maliyet, lisans yerine emeğe kayar. Bu yüzden doğru soru "ERPNext ne kadar?" değil, "bizim kapsamımızda kurulum ve lokalizasyon ne kadar emek ister?" sorusudur. Kapsamı netleştirmeden verilen fiyatlar ya eksik çıkar ya da gereksiz şişer; bu nedenle tekliften önce keşif görüşmesi yapıyoruz.