ERPNext Türkiye lokalizasyonu: e-Fatura, TCMB kuru ve SGK

Neden lokalizasyon gerekir?

ERPNext küresel bir üründür: muhasebe çekirdeği ülke bağımsız çalışır, belge formatları ve vergi kuralları ise yereldir. Türkiye'de bir ERP'nin yasal olarak işe yaraması için üç katmanın tamamlanması gerekir:

• Belge katmanı: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye'nin GİB kurallarına uygun üretilmesi ve iletilmesi.
• Değerleme katmanı: dövizli işlemlerde TCMB kurlarının kullanılması ve kur farkı kayıtları.
• Mevzuat katmanı: Türk tek düzen hesap planı, KDV/stopaj/tevkifat oranları ve bordro parametreleri.

Bu üç katman tamamlanmadan sistem "çalışıyor" görünür ama canlıda fatura kesemez, kapanış yapamaz veya mali müşavirle mutabakat kuramaz. Bu yüzden lokalizasyon, kurulumun sonuna eklenen bir iş değil, baştan planlanması gereken bir kapsamdır.

e-Belge: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye

e-Fatura

Mükellefler arası satışlarda düzenlenen ve GİB sistemine kayıtlı olarak iletilen faturadır. ERPNext tarafında yapılması gerekenler:

1. Satış faturasının UBL-TR 1.2 şemasına uygun XML'e dönüştürülmesi.
2. Alıcının VKN/TCKN bilgisinin doğrulanması (e-Fatura mükellefi mi?).
3. XML'in özel entegratör API'sine gönderilmesi, yanıtın (onay kodu, ETTN/UUID) faturaya yazılması.
4. Gönderim durumunun (onaylandı / reddedildi / iptal) takip edilmesi.

Kritik nokta: ETTN (Elektronik Takip ve Takip Numarası) her belge için tekil olmalıdır. Aynı ETTN ile ikinci gönderim GİB tarafından reddedilir; bu yüzden numara üretimi veritabanı seviyesinde kilitlenmelidir.

e-Arşiv

e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara (nihai tüketici, vergi mükellefi olmayanlar) düzenlenen belgedir. Belirli tutarın üzerindeki faturalar e-Arşiv olarak raporlanır. Fatura kâğıt olarak düzenlense bile GİB'e bildirim yükümlülüğü vardır; bu yüzden e-Arşiv akışı e-Fatura'dan bağımsız kurgulanmalıdır.

e-İrsaliye

Sevkiyatın elektronik belgesidir ve faturadan önce oluşur. ERPNext'te depo çıkışı (Delivery Note) ile eşleştirilir. Pratikte en sık sorun, irsaliyenin faturaya dönüşürken miktar farkı oluşmasıdır; sevkiyat–fatura bağının kurulması bu farkı önler.

Özel entegratör seçimi ve mimari

GİB'e doğrudan bağlanmak yerine GİB onaylı özel entegratör üzerinden gönderim yapılır. ERPNext bu köprüyü hazır olarak içermez; iki yol vardır:

• Hazır açık kaynak modülü uyarlamak: Toplulukta e-Fatura gönderimi için modüller var. Bunlar genelde tek yönlü (gönderim) çalışır ve entegratör başına farklılık gösterir.
• Entegratör API'sine özel geliştirme: Kendi entegratörünüzün REST/SOAP servislerine doğrudan bağlanan bir uygulama yazmak. Daha çok kontrol, daha çok bakım sorumluluğu demektir.

Hangi yol seçilirse seçilsin şu üç şey mutlaka kurulmalıdır: yeniden gönderim (retry) mekanizması, hata kuyruğu ve gönderim logu. Entegratör kesintisi olduğunda faturaların kaybolmaması buna bağlıdır.

Entegratör sözleşmesini seçmeden önce API dokümantasyonunu isteyin. Bazı sağlayıcılar yalnızca kendi arayüzünden fatura kesmeye izin verir; ERP entegrasyonu için ayrı ücret veya üst paket gerekebilir.

TCMB döviz kuru entegrasyonu

Dövizli işlemlerde kambiyo mevzuatı gereği TCMB kurlarının kullanılması gerekir. Pratikte şu akış kurulur:

1. Her iş günü TCMB'nin açıkladığı kurlar (USD, EUR, GBP ve diğerleri) otomatik çekilir.
2. Kur tablosu tarih bazında saklanır; geçmiş tarihli belgelerde o günün kuru kullanılır.
3. Dövizli fatura ve ödemelerde kur farkı otomatik hesaplanır ve muhasebe kaydı oluşturulur.

Dikkat: TCMB kuru hafta sonu ve resmî tatillerde yayımlanmaz. Bu günlerde son geçerli kurun kullanılması gerekir; basit bir "bugünün kuru" sorgusu bu günlerde boş döner ve fatura hatasız görünmesine rağmen yanlış kurdan kaydedilir.

Muhasebe: hesap planı, KDV, kur farkı

Türkiye'de tek düzen hesap planı kullanılır. Kurulumda şunlar tanımlanır:

• Hesap planı: 100–799 arası ana hesaplar ve alt hesaplar, şirket yapısına göre.
• KDV oranları: %1, %10, %20 ve gerekiyorsa tevkifatlı KDV.
• Vergi şablonları: ürün grubu bazında otomatik vergi ataması (ör. gıda %1, beyaz eşya %20).
• Stopaj ve ÖTV: hizmet ve özel tüketim kapsamındaki kalemler.
• Maliyet merkezleri: şube, departman veya proje bazlı raporlama.

KDV oranı ataması ürün grubuna yapılmazsa her faturada elle seçim gerekir ve hata kaçınılmaz olur. Bu, kurulumda yapılan en yüksek getirili işlerden biridir.

Bordro ve SGK parametreleri

ERPNext'in insan kaynakları modülü (Frappe HR) Türk bordro mevzuatını doğrudan içermez. Kurulumda tanımlanması gerekenler:

• SGK prim oranları (işçi/işveren), işsizlik sigortası ve teşvik kodları
• Gelir vergisi dilimleri ve asgari ücret istisnası
• Fazla mesai, hafta tatili ve yıllık izin kuralları
• İşe giriş/çıkış bildirimleri ve personel evrak takibi

Bordro, mevzuat değişikliklerinden en çok etkilenen alandır; her yıl başında parametrelerin güncellenmesi gerekir. Bu nedenle destek sözleşmesinde "yıllık mevzuat güncellemesi" kaleminin açıkça yer alması önerilir.

Sık yapılan hatalar

1. Lokalizasyonu sona bırakmak. Kurulum bitip canlıya geçilir, fatura kesilemez; bu durumda geri dönüş maliyetlidir.
2. Entegratörü geç seçmek. API yapısı bilinmeden yapılan tasarım genelde yeniden yazılır.
3. TCMB kurunu önbelleksiz çekmek. Tatil günlerinde boş kur ve yanlış değerleme.
4. KDV'yi ürün grubuna atamamak. Her faturada elle seçim ve insan hatası.
5. ETTN tekilliğini veritabanında garanti etmemek. Çift gönderim ve GİB reddi.
6. Bordro parametrelerini dondurmak. Yıl başında yanlış hesaplanan prim ve vergi.

Sonuç

ERPNext Türkiye'de kullanılabilir; ancak "kuruldu" demek için lokalizasyonun tamamlanmış olması gerekir. Doğru sıra şudur: önce mevzuat ve belge akışını netleştir, entegratörü seç, sonra muhasebe yapılandırmasını kur, en son canlıya geç. Bu sırayı atlayan projeler genelde canlıda durur.